La gestión de viajes y gastos es cada vez más relevante al interior de las organizaciones, especialmente en momentos de incertidumbre económica en los que cada decisión que requiera la inversión de recursos debe ser revisada con el mayor cuidado. En 2024, la supervisión y control de los viajes de negocios, así como los gastos asociados, serán muy importantes para optimizar costos, mantener el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia operativa.
Los equipos directivos financieros han encontrado en la tecnología una herramienta fundamental para la gestión de viajes y gastos corporativos, por lo que el uso de este tipo de soluciones seguirá marcando el camino en el año que está por empezar, en el que las dudas sobre el rumbo de la economía global seguirán estando sobre la mesa y dictarán buena parte de las estrategias corporativas.
Un reciente estudio de SAP Concur que analizó cuál es el papel de los ejecutivos financieros de las organizaciones frente a la gestión en momentos de incertidumbre señala que más del 60% de los directores financieros ven la IA como una herramienta esencial dentro de su trabajo. Además, el 55% de los directores financieros está invirtiendo en análisis de datos y herramientas de generación de informes para afrontar los desafíos de previsión.
Durante el próximo año, seguiremos viendo que la automatización y el análisis de la IA ayudarán a los líderes empresariales a adaptarse al cambio, mejorar la gestión de riesgos y hacer que los pronósticos sean más rápidos y precisos. También comenzará a ser más habitual el uso de nuevas herramientas de análisis predictivo para analizar datos y obtener información que permita mejorar las operaciones comerciales, no solo en la gestión de gastos, sino en toda la empresa.
Por otra parte, la virtualización de los pagos será otra tendencia que siga su camino en 2024. Esto, en términos prácticos, se traduce en un mayor control de los gastos para las organizaciones, que a través de herramientas como las tarjetas virtuales pueden establecer límites en las compras o requerir una aprobación previa en compras de alto valor. Para los empleados, estas herramientas también son beneficiosas, ya que les ayudan a reservar vuelos, hoteles y otros servicios dentro de los límites establecidos por las políticas de la empresa.
Tecnología para mejorar la experiencia
El uso de la tecnología en los procesos de gestión de gastos y viajes tiene como uno de sus objetivos facilitar la vida de los empleados. Una tendencia para el 2024 seguirá siendo la priorización de la experiencia del usuario. Las aplicaciones móviles y plataformas en línea son cada vez más intuitivas y fáciles de usar, lo que mejora la adopción por parte de los empleados.
Uno de los componentes que permiten mejorar esta experiencia es la movilidad. Las soluciones de gestión de gastos de viaje están permitiendo a los empleados realizar solicitudes, enviar informes de gastos y recibir aprobaciones desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de dispositivos móviles, algo que será cada vez más relevante para que las organizaciones puedan contar con información de gastos en tiempo real.
En cuanto al uso de nuevas tecnologías, la integración de AI y machine learning en las herramientas de gestión de gastos de viaje seguirá siendo clave para permitir una mejor comprensión de los patrones de gastos, detección de fraudes y proporcionar análisis predictivos para optimizar presupuestos y políticas.
Esto seguirá impulsando y sofisticando la automatización, la cual permite que ahora los sistemas puedan crear informes, verificar gastos en tiempo real y asignar presupuestos de manera más inteligente, reduciendo la carga administrativa.
Viajes más sostenibles
Finalmente, la sostenibilidad seguirá siendo un tema de gran relevancia como parte de los viajes corporativos durante 2024. Las herramientas de gestión de gastos de viaje están incorporando opciones para reducir la huella de carbono, como preferencias de transporte más ecológico. Además, cifras de SAP Concur muestran que el 89% de los viajeros tomarán medidas adicionales para reducir el impacto ambiental de sus viajes de negocios durante los próximos 12 meses.
De acuerdo con Carolina Borzatto Directora de Marketing para Latinoamérica de SAP Concur, “La tecnología seguirá siendo clave para facilitar la gestión de gastos de viaje en las empresas, en un nuevo año en el que la cautela en los gastos estará presente en muchas organizaciones y en el que el foco seguirá estando en la facilidad de uso, la inteligencia aplicada, la movilidad y la sostenibilidad”.
