Controlar los costos es fundamental en cualquier industria. Pero, aunque el costo directo de operar aeronaves —con múltiples socios— representa más de la mitad del gasto total de una aerolínea, muchos sistemas contables aún están limitados por procesos manuales ineficientes. Procesos manuales que no solo son propensos a errores, sino que además pueden facilitar fraudes de terceros.
Para abordar este problema, SITA lanzó AeroCost Manager, una nueva solución contable diseñada específicamente para los Costos Operativos Directos (DOC, por sus siglas en inglés) que ofrece gestión de costos e inspección de facturas en tiempo real para cada dólar gastado en la operación de aeronaves. Desarrollado junto con el sistema líder Maureva KEOPS, el sistema centraliza e integra los controles de costos de una aerolínea al validar las facturas y detectar automáticamente cualquier sobrecargo.
“Mantener el control de los costos en la industria aérea no es fácil, pero es esencial para gestionar el éxito financiero de las operaciones y la planificación futura de rutas. Sin embargo, la mayoría de los costos operativos directos aún se gestionan manualmente y no están centralizados. Esto no solo dificulta el control presupuestario, sino que además expone a las aerolíneas a ineficiencias y, peor aún, a fraudes externos”, explicó Martin Smillie, vicepresidente sénior de Comunicaciones e Intercambio de Datos de SITA. “SITA AeroCost Manager es un sistema contable revolucionario, diseñado específicamente para que las aerolíneas controlen eficazmente sus costos operativos. Es una herramienta que optimiza y aumenta la rentabilidad del resultado financiero de la compañía.”
Por su parte, Jean-Marc Perreaux, director de Ventas de Maureva, añadió: “SITA AeroCost Manager integra nuestra solución KEOPS para automatizar y fortalecer la toma de decisiones financieras de las aerolíneas, mejorando su estabilidad económica. Centraliza los datos y monitorea los costos de manera continua. Sin comprometer la funcionalidad ni el cumplimiento normativo, este sistema ofrece cálculos precisos para todo, desde la planificación de red y rutas hasta las operaciones de vuelo, los costos posteriores y la elaboración de presupuestos generales.”
SITA AeroCost Manager valida cada gasto vinculado a la operación de una aeronave: desde el costoso combustible —que representa más del 30% de cada vuelo— hasta los servicios de asistencia en tierra y sus cargos asociados, las tasas de navegación y sobrevuelo, los derechos de despegue y aterrizaje, y los costos de traslado y alojamiento de tripulaciones.
Con protocolos regulatorios IATA SIS (Simplified Invoicing and Settlement) integrados, SITA AeroCost Manager puede unificar la contabilidad de más de 1.000 proveedores, ayudando a los equipos financieros y de planificación de red a construir presupuestos precisos y evaluar la rentabilidad de las rutas de forma continua. También modela acuerdos de servicio complejos en operaciones en tiempo real para realizar actualizaciones automáticas, calculando costos provisionales según los datos operativos actuales. Además, el sistema detecta automáticamente los sobrecargos y señala las discrepancias, generando reclamaciones y notas de crédito.
Smillie agregó: “Sin un control automatizado y centralizado de la gestión de facturas, esta se convierte en un centro de costos en lugar de un punto de control, con verificaciones débiles. En una aerolínea con una flota de 50 aviones, los equipos contables deben gestionar entre 25.000 y 30.000 facturas por año. El procesamiento manual genera errores simples, y la actividad fraudulenta puede sumar costos indebidos. SITA AeroCost Manager resuelve estos problemas con una solución centralizada e inteligente de gestión de facturas que reduce costos mediante la automatización, eliminando tanto los errores humanos involuntarios como el fraude intencional de terceros.”